# Product Requirements Document: Vergabe Teilnahme

**Produktname:** Vergabe Teilnahme  
**Dokumenttyp:** Product Requirements Document  
**Version:** 1.0  
**Datum:** 7. Mai 2026  
**Zielgruppe:** Produktverantwortliche, Fachbereich, Entwicklung, Umsetzungspartner

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## 1. Ziel und Überblick

### 1.1 Produktidee

**Vergabe Teilnahme** ist eine webbasierte Anwendung, mit der ein Unternehmen die Teilnahme an Ausschreibungen von der Recherche bis zur Nachbetrachtung strukturiert begleitet.

Das System unterstützt Teams dabei, Ausschreibungsunterlagen zu sammeln, Anforderungen zu analysieren, Teilnahmeentscheidungen zu treffen, offene Punkte zu bearbeiten, Preise und Unterlagen zu finalisieren, fristgerecht einzureichen und nach Zuschlag oder Verlust verwertbares Wissen für künftige Ausschreibungen aufzubauen.

Die Anwendung verwaltet nicht nur Dokumente, sondern bildet den gesamten Angebots- und Vergabeteilnahmeprozess phasenbasiert ab. Sie verbindet operative Bearbeitung, Managemententscheidungen und strategisches Lernen aus vergangenen Ausschreibungen.

### 1.2 Zielsetzung

Das System soll folgende Kernziele erfüllen:

1. Transparenz über Fristen, Dokumente, Aufgaben, Zuständigkeiten, Anforderungen, Auflagen, Preise und Entscheidungen schaffen.
2. Teamarbeit in Ausschreibungen strukturieren und die parallele Bearbeitung mehrerer Phasen ermöglichen.
3. Teilnahmeentscheidungen nachvollziehbar dokumentieren und durch Regeln, Erfahrungswerte und Marktdaten unterstützen.
4. Abgabesicherheit erhöhen, indem Vollständigkeit, Freigaben, finale Dokumentversionen und Abgabenachweise systematisch geführt werden.
5. Wiederverwendbares Wissen aus Standarddokumenten, Nachweisen, Referenzen, Leistungsblättern, Preispunkten und Nachbetrachtungen aufbauen.
6. Langfristige Marktbeobachtung ermöglichen, insbesondere zu realistischen Preisniveaus, Verlustgründen, Zuschlagsmerkmalen, Subunternehmern und Marktbegleitern.

### 1.3 Produktpositionierung

Vergabe Teilnahme ist ein internes Kollaborations- und Wissenssystem für die Teilnahme an öffentlichen und privatwirtschaftlichen Ausschreibungen.

Die Anwendung unterstützt drei Ebenen:

| Ebene | Unterstützte Inhalte |
|---|---|
| Operative Ebene | Fristen, Dokumente, Aufgaben, Lose, Anforderungen, Bieterfragen und Abgabe |
| Management-Ebene | Teilnahmeentscheidung, Freigaben, Preisniveau, Subunternehmerauswahl, Ergebnisdokumentation und Nachbetrachtung |
| Strategische Ebene | Wiederverwendung von Nachweisen und Referenzen, Marktpreisbeobachtung, Verlustgründe, Erfolgsmerkmale, Marktbegleiteranalyse und langfristige Mustererkennung |

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## 2. Rahmenbedingungen und Scope

### 2.1 Erste Ausbaustufe

Die erste Ausbaustufe ist als internes Kollaborationstool ausgelegt.

Externe Leistungspartner, Dienstleister und Subunternehmer werden als Datenobjekte erfasst, erhalten aber zunächst keinen eigenen Systemzugang.

Für die erste Ausbaustufe gelten folgende Festlegungen:

- Das System wird intern genutzt.
- Externe Benutzerkonten sind nicht erforderlich.
- Subunternehmer und Dienstleister werden strukturiert erfasst.
- Integrationen mit SharePoint, Teams, CRM, ERP, E-Mail, Kalendern oder Ausschreibungsplattformen sind zunächst nicht erforderlich.
- Mandantenfähigkeit ist zunächst nicht erforderlich.
- Freigaben werden verpflichtend dokumentiert.
- Es ist zunächst nicht erforderlich, technisch einzuschränken, wer eine Freigabe erteilen darf.
- Die Preisfunktion dient der strukturierten Dokumentation und Vergleichbarkeit von Preispunkten, nicht der automatischen Kalkulation.

### 2.2 Ausschreibungsarten

Im Fokus stehen:

- öffentliche Ausschreibungen,
- Ausschreibungen privatwirtschaftlicher Unternehmen,
- Ausschreibungen mit Losstruktur,
- Rahmenverträge,
- Ausschreibungen mit Beteiligung von Subunternehmern.

Die Aufteilung in Lose ist häufig und muss daher ein zentraler Bestandteil des Datenmodells und der Benutzeroberfläche sein.

### 2.3 Nicht im Scope der ersten Ausbaustufe

Nicht Bestandteil der ersten Ausbaustufe sind:

- externe Benutzerzugänge für Subunternehmer oder Leistungspartner,
- ein Partnerportal,
- automatische Integration in Ausschreibungsplattformen,
- automatische Dokumentenanalyse und Extraktion von Anforderungen,
- automatisches Befüllen von Preisblättern,
- vollständige Kalkulationsengine,
- automatisierte Marktbegleiterrecherche,
- automatisierte Webseitenüberwachung,
- Mandantenfähigkeit,
- restriktive rollenbasierte Freigabeprüfung,
- CRM-, ERP-, SharePoint- oder Teams-Integration.

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## 3. Nutzergruppen und Rollen

### 3.1 Interne Rollen

| Rolle | Beschreibung und Hauptaufgaben |
|---|---|
| Ausschreibungsmanager / Bid Manager | Verantwortet den Gesamtprozess, legt Ausschreibungen an, koordiniert Phasen, Fristen, Aufgaben, Dokumente, Freigaben und Abgabe. |
| Fachverantwortliche / Leistungsexperten | Bewerten fachliche Anforderungen, pflegen Leistungsblätter, beantworten Bedarfspunkte und unterstützen die Angebotserstellung. |
| Vertrieb / Account Management | Bewertet Kundenbeziehung, strategische Relevanz, Wettbewerbssituation und unterstützt die Teilnahmeentscheidung. |
| Pricing / Controlling | Dokumentiert Preispunkte, Preisannahmen, Preismodelle und unterstützt die Vergleichbarkeit historischer Preisangaben. |
| Recht / Compliance | Prüft Teilnahmebedingungen, Vertragsbedingungen, Auflagen, Datenschutz-, Compliance- und QM-Anforderungen. |
| Geschäftsführung / Freigabeinstanz | Erteilt oder dokumentiert Teilnahme-, Preis-, Rechts- und Abgabefreigaben. |
| Projektleitung Umsetzung | Übernimmt bei Zuschlag die Informationen für Kickoff, Leistungsumfang, Abgrenzungen, Annahmen und offene Punkte. |
| Administrator | Verwaltet Nutzer, Stammdaten, Berechtigungsrollen, Kataloge und Systemeinstellungen. |

### 3.2 Externe Beteiligte ohne Systemzugang

Externe Leistungspartner, Dienstleister und Subunternehmer werden als Organisationen mit Ansprechpartnern, Dienstleistertypen, Leistungsbereichen, Nachweisen und Angebotsbeiträgen erfasst.

Sie sind in der ersten Ausbaustufe keine aktiven Nutzer des Systems.

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## 4. Prozessmodell und Phasen

Der Prozess ist in acht Phasen gegliedert. Die Phasen dienen als Struktur und Orientierung. Das System soll jedoch flexibel bleiben, da in der Praxis Aufgaben aus späteren Phasen bereits früher begonnen werden können.

### 4.1 Phase 1: Relevante Ausschreibung recherchieren und Unterlagen bereitstellen

**Ziel:** Eine potenziell relevante Ausschreibung wird identifiziert, im System angelegt und mit allen verfügbaren Unterlagen versehen.

**Funktionen:**

- Ausschreibung manuell anlegen.
- Stammdaten erfassen:
  - Ausschreiber,
  - Thema / Titel,
  - Ausschreibungsplattform,
  - Ansprechpartner,
  - Bieterfragen bis,
  - Abgabe bis,
  - Zuschlag bis,
  - Produktiv bis,
  - weitere optionale Termine.
- Dokumente hochladen:
  - PDF,
  - Word,
  - Excel,
  - ZIP,
  - sonstige Anlagen.
- Dokumente kategorisieren, zum Beispiel:
  - Leistungsverzeichnis,
  - Vertragsunterlagen,
  - Preisblatt,
  - Formblätter,
  - Eignungsnachweise,
  - technische Anlagen,
  - Bieterinformationen.
- Verantwortlichen Bid Manager zuweisen.
- Erste Relevanzeinschätzung erfassen.

**Ergebnis:** Eine Ausschreibung ist vollständig als Vorgang angelegt und kann bewertet werden.

### 4.2 Phase 2: Unterlagen sichten und Teilnahmeentscheidung treffen

**Ziel:** Das Team prüft, ob eine Teilnahme fachlich, wirtschaftlich, strategisch und zeitlich sinnvoll ist.

**Funktionen:**

- Checkliste für Erstbewertung nutzen.
- Entscheidungskriterien und Regeln anwenden.
- Risiken erfassen.
- Ausschlussgründe erfassen.
- Chancenbewertung erfassen.
- Aufwand grob schätzen.
- Zuständigkeiten für Prüfung vergeben.
- Teilnahmeentscheidung dokumentieren:
  - Teilnahme,
  - Nichtteilnahme,
  - weitere Prüfung erforderlich.
- Entscheidungsbegründung speichern.
- Freigabe der Entscheidung dokumentieren.

**Mögliche Bewertungskriterien:**

- fachliche Passung,
- strategische Relevanz,
- wirtschaftliche Attraktivität,
- Erfüllbarkeit der Anforderungen,
- Verfügbarkeit interner Ressourcen,
- benötigte Subunternehmer,
- Vertragsrisiken,
- Referenzanforderungen,
- Fristenlage,
- Wettbewerbssituation,
- Wahrscheinlichkeit eines Zuschlags.

**Ergebnis:** Eine dokumentierte Entscheidung zur Teilnahme oder Nichtteilnahme liegt vor.

### 4.3 Phase 3: Detaillierte Durchsicht und Ermittlung offener Punkte

**Ziel:** Alle relevanten Anforderungen, Auflagen, Lose, Unklarheiten und Aufgaben werden strukturiert erfasst.

**Funktionen:**

- Hierarchische Bedarfserfassung nach Losen.
- Struktur zum Beispiel:
  - Ausschreibung,
  - Los,
  - Leistungsbereich,
  - Anforderung,
  - Auflage,
  - offener Punkt,
  - Nachweis,
  - Verantwortlicher.
- Abgrenzung je Los erfassen.
- Zuständigkeit je Los oder Bedarfspunkt definieren.
- Anforderungen klassifizieren als:
  - Muss-Anforderung,
  - Soll-Anforderung,
  - Kann-Anforderung,
  - Ausschlusskriterium,
  - Bewertungskriterium,
  - Vertragsauflage,
  - Nachweispflicht.
- Erfüllungsstatus pflegen:
  - offen,
  - in Prüfung,
  - erfüllbar,
  - erfüllbar mit Subunternehmer,
  - nicht erfüllbar,
  - Klärung erforderlich.
- Offene Punkte als Aufgaben anlegen.
- Dokumentenstellen mit Anforderungen verknüpfen.
- Bieterfragen aus offenen Punkten ableiten.

**Ergebnis:** Alle relevanten Inhalte der Ausschreibung sind strukturiert erfasst und bearbeitbar.

### 4.4 Phase 4: Bieterfragen, Abstimmung mit Leistungspartnern und Erledigung offener Punkte

**Ziel:** Unklarheiten werden geklärt, Subunternehmer und Leistungspartner intern berücksichtigt und offene Punkte abgearbeitet.

**Funktionen:**

- Bieterfragen erfassen.
- Bieterfragen priorisieren.
- Frist für Einreichung von Bieterfragen überwachen.
- Status je Bieterfrage pflegen:
  - Entwurf,
  - intern abgestimmt,
  - eingereicht,
  - beantwortet,
  - eingearbeitet.
- Antworten des Ausschreibers dokumentieren.
- Antworten mit Anforderungen, Losen und Unterlagen verknüpfen.
- Dienstleistertypen zuordnen.
- Subunternehmer verwalten und einer Ausschreibung, einem Los oder einer Leistung zuordnen.
- Status von Rückmeldungen, Nachweisen, Zusagen und Preisen verfolgen.
- Änderungen an Anforderungen nach Bieterantworten dokumentieren.

**Ergebnis:** Offene Punkte sind bearbeitet, Bieterfragen dokumentiert und Beiträge Dritter intern nachvollziehbar eingeholt.

### 4.5 Phase 5: Preismodell und konkrete Preisgestaltung dokumentieren

**Ziel:** Das wirtschaftliche Angebot wird strukturiert dokumentiert. Ziel ist die Vergleichbarkeit von Preispunkten und Marktpreisniveaus.

**Funktionen:**

- Preismodell je Ausschreibung oder Los erfassen, zum Beispiel:
  - Pauschalpreis,
  - Einheitspreise,
  - Staffelpreise,
  - Lizenzmodell,
  - Dienstleistungssätze,
  - Betriebskosten,
  - Einmalaufwände,
  - wiederkehrende Kosten,
  - Partnerkosten.
- Preispunkte nach Leistungstyp, Menge, Einheit, Preisstand, Laufzeitbezug und Subunternehmeranteil dokumentieren.
- Preisannahmen erfassen.
- Preisrisiken dokumentieren.
- Varianten oder Alternativangebote pflegen.
- Vergleichsgewicht je Preispunkt im Bereich 0,0 bis 2,0 erfassen.
- Preisfreigabe dokumentieren.

**Ergebnis:** Preise und Preispunkte sind freigegeben dokumentiert und später über Leistungstypen vergleichbar.

### 4.6 Phase 6: Abzugebende Unterlagen zusammenstellen und finalisieren

**Ziel:** Alle einzureichenden Dokumente werden vollständig, aktuell und abgabefähig zusammengestellt.

**Funktionen:**

- Abgabe-Checkliste führen.
- Benötigte Unterlagen erfassen:
  - Angebotsformular,
  - Preisblatt,
  - Eigenerklärungen,
  - Nachweise,
  - technische Konzepte,
  - Leistungsbeschreibungen,
  - Referenzen,
  - Partnererklärungen,
  - Vertragsanlagen.
- Standarddokumente aus Sammlung wiederverwenden.
- Leistungsblätter der Produktfunktionen einfügen oder referenzieren.
- Compliance-, Datenschutz- und QM-Nachweise auswählen.
- Referenzen als Whitepaper auswählen.
- Dokumentenstatus pflegen:
  - benötigt,
  - in Bearbeitung,
  - zur Prüfung,
  - geprüft,
  - freigegeben,
  - final.
- Versionierung der Dokumente sicherstellen.
- Verantwortliche und Prüfer je Dokument erfassen.
- Vollständigkeitsprüfung durchführen.
- Freigabe der finalen Angebotsmappe dokumentieren.

**Ergebnis:** Ein vollständiges, geprüftes und freigegebenes Abgabepaket liegt vor.

### 4.7 Phase 7: Rechtzeitige Abgabe der vollständigen Unterlagen

**Ziel:** Die Abgabe erfolgt fristgerecht, vollständig und nachvollziehbar.

**Funktionen:**

- Abgabefrist prominent anzeigen.
- Warnhinweise vor Fristablauf bereitstellen.
- Abgabeplattform dokumentieren.
- Verantwortlichen für Abgabe bestimmen.
- Abgabestatus pflegen:
  - vorbereitet,
  - bereit zur Abgabe,
  - abgegeben,
  - Abgabe bestätigt,
  - Problem bei Abgabe.
- Nachweis der Abgabe speichern:
  - Uploadbestätigung,
  - Eingangsbestätigung,
  - Zeitstempel,
  - Screenshot,
  - PDF-Bestätigung.
- Final abgegebene Versionen sperren oder eindeutig kennzeichnen.

**Ergebnis:** Die Angebotsabgabe ist erfolgt und nachvollziehbar dokumentiert.

### 4.8 Phase 8: Zuschlagserteilung dokumentieren und Kickoff anstoßen

**Ziel:** Das Ergebnis wird dokumentiert. Bei Gewinn werden relevante Informationen für die Umsetzung übergeben; bei Verlust werden Erkenntnisse für künftige Ausschreibungen gesichert.

**Funktionen:**

- Ergebnis erfassen:
  - Zuschlag gewonnen,
  - Zuschlag verloren,
  - aufgehoben,
  - zurückgezogen,
  - noch offen.
- Datum der Zuschlagsentscheidung erfassen.
- Bei Gewinn:
  - Kickoff-Aufgabe erzeugen,
  - Projektverantwortlichen benennen,
  - relevante Ausschreibungsdaten an Umsetzung übergeben,
  - Angebotsumfang und Abgrenzungen bereitstellen,
  - Preis- und Leistungsannahmen bereitstellen,
  - offene Punkte für Projektstart übergeben.
- Bei Verlust:
  - Verlustgründe erfassen,
  - Score zur Verlässlichkeit je Verlustgrund erfassen,
  - ausschlaggebende Merkmale dokumentieren,
  - mögliche Preisaspekte dokumentieren,
  - fehlende Referenzen oder Nachweise dokumentieren,
  - Subunternehmerentscheidungen bewerten,
  - Marktbegleiterindizien dokumentieren,
  - Lessons Learned erfassen.
- Abgegebene Unterlagen mit Preisen archivieren.
- Wiederverwendbare Erkenntnisse markieren.

**Ergebnis:** Das Ausschreibungsergebnis ist dokumentiert und die Umsetzung oder Nachbetrachtung ist angestoßen.

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## 5. Kernmodule

### 5.1 Dashboard

Das Dashboard zeigt alle Ausschreibungen mit Status, Fristen, Verantwortlichen, kritischen Aufgaben und offenen Punkten.

Wichtige Ansichten:

- laufende Ausschreibungen,
- kritische Fristen,
- Ausschreibungen ohne Teilnahmeentscheidung,
- Ausschreibungen mit überfälligen Aufgaben,
- Ausschreibungen kurz vor Abgabe,
- gewonnene Ausschreibungen,
- verlorene Ausschreibungen,
- Archiv.

### 5.2 Digitale Ausschreibungsakte

Jede Ausschreibung erhält eine zentrale digitale Akte mit:

- Stammdaten,
- Phasenstatus,
- Terminen,
- Dokumenten,
- Losstruktur,
- Anforderungen,
- Aufgaben,
- Bieterfragen,
- Subunternehmern,
- Preisen,
- finalem Abgabepaket,
- Ergebnis,
- Nachbetrachtung.

### 5.3 Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement unterstützt:

- Upload von PDF, Word, Excel und weiteren Anlagen,
- Kategorisierung,
- Versionierung,
- Statusführung,
- Verknüpfung mit Anforderungen, Losen und Aufgaben,
- Markierung finaler Dokumente,
- Ablage abgegebener Unterlagen,
- Wiederverwendung von Standarddokumenten,
- Nacherfassung alter Unterlagen.

### 5.4 Los- und Anforderungsmanagement

Das System muss die inhaltliche Struktur einer Ausschreibung abbilden können.

Kernfunktionen:

- Lose anlegen,
- Lose abgrenzen,
- Zuständigkeiten je Los definieren,
- Anforderungen je Los erfassen,
- Auflagen und Nachweise erfassen,
- Erfüllungsstatus pflegen,
- offene Punkte ableiten,
- Anforderungen mit Dokumenten und Bieterfragen verknüpfen.

### 5.5 Aufgaben- und Fristenmanagement

Das System stellt sicher, dass keine wesentlichen Fristen oder offenen Punkte übersehen werden.

Kernfunktionen:

- Aufgaben erstellen,
- Verantwortliche zuweisen,
- Fristen setzen,
- Status pflegen,
- automatische Warnungen bei nahenden Fristen,
- Übersicht über überfällige Aufgaben,
- Verknüpfung mit Ausschreibung, Los, Anforderung, Dokument oder Bieterfrage.

### 5.6 Entscheidungsunterstützung

Ein Regelkatalog unterstützt Teilnahmeentscheidungen. Das System soll keine automatische endgültige Entscheidung erzwingen, sondern eine Empfehlung mit Begründung liefern.

Beispielhafte Regeln:

- Warnung bei nicht erfüllbarer Muss-Anforderung,
- Warnung bei zu kurzer Restlaufzeit bis Abgabe,
- Warnung bei fehlenden Referenzen,
- Bewertung strategischer Relevanz,
- Bewertung erwarteter Wirtschaftlichkeit,
- Bewertung Partnerabhängigkeit,
- Bewertung Vertragsrisiko,
- Bewertung Umsetzungsrisiko.

### 5.7 Preis- und Marktniveau-Dokumentation

Das Preis-Modul dient zunächst nicht als Kalkulationsengine. Es dokumentiert abgegebene Preise und Preispunkte strukturiert, um Marktpreisniveaus über Ausschreibungen hinweg vergleichen zu können.

Zentrale Fragen:

- Welche Preise wurden für ähnliche Leistungen in früheren Ausschreibungen angeboten?
- Wie entwickeln sich Preispunkte über Zeit?
- Welche Preise wurden bei gewonnenen Ausschreibungen abgegeben?
- Welche Preise wurden bei verlorenen Ausschreibungen abgegeben?
- Welche Preisbestandteile treten bei bestimmten Leistungstypen regelmäßig auf?
- Welche Subunternehmerkosten sind bei bestimmten Dienstleistertypen typisch?
- Welche Preisniveaus erscheinen in bestimmten Branchen oder bei bestimmten Ausschreibern realistisch?
- Wie belastbar ist der Durchschnittswert historischer Preise?
- Welche Werte beeinflussen die Durchschnittsberechnung besonders stark?

### 5.8 Abgabemanagement

Das Abgabemanagement bündelt:

- Pflichtdokumente,
- Dokumentenstatus,
- Freigaben,
- finale Angebotsmappe,
- Abgabeverantwortlichen,
- Abgabenachweis,
- Zeitstempel,
- Kennzeichnung final abgegebener Versionen.

### 5.9 Wissens- und Wiederverwendungsbibliothek

Die Bibliothek verwaltet wiederverwendbare Inhalte:

- Standarddokumente,
- Leistungsblätter,
- Compliance- und QM-Nachweise,
- Standardtexte,
- Referenzen,
- historische Angebote,
- Lessons Learned,
- Verlustgründe,
- Zuschlagsmerkmale.

### 5.10 Subunternehmer- und Dienstleisterkatalog

Dieses Modul verwaltet Dienstleister, Subunternehmer und Dienstleistertypen, die bei Ausschreibungen eingebunden werden können.

Das System soll nachvollziehbar machen:

- welche Dienstleister grundsätzlich verfügbar sind,
- für welche Leistungsarten sie eingesetzt werden können,
- welche Ansprechpartner existieren,
- bei welcher Ausschreibung welcher Subunternehmer berücksichtigt wurde,
- welche Nachweise oder Zusagen eines Subunternehmers vorliegen,
- welcher Dienstleistertyp für eine konkrete Leistung benötigt wird.

### 5.11 Compliance-, Nachweis- und Referenzbibliothek

Viele Ausschreibungen verlangen formale Nachweise aus Datenschutz, Compliance, Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und Umweltmanagement.

Typische Nachweise und Standards:

- ISO 9001,
- ISO 27001,
- ISO 14001,
- DSGVO-Unterlagen,
- C5,
- Informationssicherheitskonzepte,
- Datenschutzkonzepte,
- technische und organisatorische Maßnahmen,
- Verfahrensdokumentationen,
- Qualitätsmanagementnachweise,
- Nachhaltigkeits- oder Umweltmanagementnachweise,
- Eigenerklärungen,
- Versicherungsnachweise,
- Referenznachweise.

Referenzen sollen als Whitepaper mit Branche, Leistungsumfang, Ansprechpartnern, Freigabestatus und Verwendungsbeschränkungen verwaltet werden.

### 5.12 Marktbegleiter-Analyse

Das System soll ermöglichen, Passagen aus Ausschreibungen zu erfassen und mit Marktbegleitern zu assoziieren.

Ziel ist die langfristige Beobachtung, welche Marktbegleiter sich möglicherweise im Vorfeld von Ausschreibungen stark positionieren oder mit typischen Leistungsformulierungen in Ausschreibungen wiedererkennbar sind.

Das System trifft keine Tatsachenbehauptung über eine tatsächliche Einflussnahme. Es dokumentiert interne Indizien mit Begründung und Verlässlichkeitsscore.

Typischer Anwendungsfall:

Eine Ausschreibung enthält eine Formulierung, die stark zu einem bekannten Produkt, einer bekannten Leistungsbeschreibung oder einer typischen Argumentation eines Marktbegleiters passt. Ein Nutzer erfasst diese Passage und verbindet sie mit einem oder mehreren Marktbegleitern. Zusätzlich wird dokumentiert, warum diese Zuordnung vermutet wird und wie verlässlich die Einschätzung ist.

### 5.13 In-App-Feedback

Auf jeder Seite steht ein unauffälliges Feedback-Icon zur Verfügung.

Nutzer können Hinweise, Fehler und Verbesserungsvorschläge direkt im Arbeitskontext erfassen. Alle Einträge werden in einem zentralen Feedback-Backlog gesichtet, bewertet und priorisiert.

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## 6. Datenmodell

### 6.1 Ausschreibung

- Titel / Thema
- Ausschreiber
- Ausschreibungsplattform
- Link zur Plattform
- Ansprechpartner beim Ausschreiber
- interne Hauptverantwortung
- Status / Phase
- Bieterfragen bis
- Abgabe bis
- Zuschlag bis
- Produktiv bis
- optionale weitere Termine
- Beschreibung
- strategische Relevanz
- Teilnahmeentscheidung
- Ergebnis
- Archivstatus

### 6.2 Mitarbeiter

- Name
- Rolle
- Zuständigkeiten
- E-Mail
- Mobilnummer
- Organisationseinheit
- Verfügbarkeit / Vertretung optional
- Berechtigungsrolle im System

### 6.3 Dokument

- Dateiname
- Dateityp
- Kategorie
- Version
- Quelle
- zugehörige Ausschreibung
- zugehöriges Los optional
- Status
- Verantwortlicher
- Prüfer
- Freigabestatus
- Upload-Datum
- finale Abgabeversion ja/nein

### 6.4 Los

- Losnummer
- Lostitel
- Beschreibung
- Abgrenzung
- Zuständiger
- Teilnahme ja/nein
- Preisbestandteile
- Anforderungen
- Auflagen
- Subunternehmerbezug
- Status

### 6.5 Anforderung / Auflage

- Titel
- Beschreibung
- Quelle im Dokument
- Kategorie
- Priorität
- Muss/Soll/Kann
- Ausschlusskriterium ja/nein
- Bewertungskriterium ja/nein
- Zuständiger
- Erfüllungsstatus
- Nachweis erforderlich ja/nein
- verbundene Dokumente
- verbundene Aufgaben
- Kommentarverlauf

### 6.6 Offener Punkt / Aufgabe

- Titel
- Beschreibung
- Typ:
  - fachlich,
  - rechtlich,
  - kaufmännisch,
  - technisch,
  - Subunternehmerklärung,
  - Dokumentenaufgabe,
  - Preisaufgabe.
- Priorität
- Frist
- Verantwortlicher
- Status
- Bezug zu Los, Anforderung, Dokument oder Bieterfrage
- Ergebnis / Lösung

### 6.7 Bieterfrage

- Frage
- Hintergrund
- Bezug zu Anforderung oder Dokument
- Verantwortlicher
- Status
- Einreichungsdatum
- Antwort des Ausschreibers
- Auswirkung auf Angebot
- eingearbeitet ja/nein

### 6.8 Dienstleistertyp

- Name
- Beschreibung
- typische Leistungen
- typische Nachweise
- relevante Standards
- typische Preisbestandteile
- Bemerkungen

### 6.9 Subunternehmer / Dienstleister

- Name des Unternehmens
- Dienstleistertyp
- Leistungsbereiche
- Ansprechpartner
- E-Mail
- Mobilnummer
- Adresse optional
- Webseite optional
- relevante Zertifizierungen
- verfügbare Standardnachweise
- bisherige Ausschreibungen
- bisherige gemeinsame Projekte
- Bewertung / Erfahrungsnotiz
- bevorzugt / zugelassen / gesperrt
- typische Preislogik
- Bemerkungen

### 6.10 Nachweis / Standarddokument

- Titel
- Kurzbeschreibung
- Dokumenttyp
- Kategorie
- Datei
- Version
- gültig ab
- gültig bis
- Eigentümer / Verantwortlicher
- Freigabestatus
- letzte Prüfung
- typische Verwendung
- zugehörige Standards
- Vertraulichkeitsstufe
- Sprache
- für öffentliche Ausschreibungen geeignet ja/nein
- für privatwirtschaftliche Ausschreibungen geeignet ja/nein
- Hinweise zur Verwendung

### 6.11 Referenz

- Referenztitel
- Kunde / Auftraggeber
- Branche
- öffentlicher oder privatwirtschaftlicher Auftraggeber
- Leistungsbeschreibung
- eingesetzte Produkte / Leistungen
- Projektzeitraum
- Vertragsvolumen optional
- Ansprechpartner beim Referenzkunden
- Freigabestatus zur Verwendung
- Vertraulichkeit
- Whitepaper-Datei
- Kurzfassung
- Langfassung
- verwendbar für Ausschreibungen ja/nein
- Einschränkungen der Verwendung
- zugehörige Leistungsblätter
- zugehörige Dienstleister / Subunternehmer optional

### 6.12 Leistungsblatt

- Produktfunktion
- Beschreibung
- Leistungsumfang
- Grenzen / Ausschlüsse
- technische Voraussetzungen
- typische Nachweise
- zugehörige Standardtexte
- Version
- Eigentümer

### 6.13 Entscheidungsregel

- Regelname
- Beschreibung
- Kategorie
- Gewichtung
- Bewertungslogik
- Schwellenwert optional
- Empfehlung:
  - teilnehmen,
  - nicht teilnehmen,
  - prüfen.
- Begründung
- Gültigkeit
- Verantwortlicher

### 6.14 Preispunkt

- Ausschreibung
- Los
- Leistungstyp
- konkrete Leistung
- Mengeneinheit
- Menge
- angebotener Einzelpreis
- angebotener Gesamtpreis
- Währung
- Preisstand / Datum
- einmalig oder wiederkehrend
- Laufzeitbezug
- Subunternehmeranteil ja/nein
- zugeordneter Subunternehmer optional
- gewonnene Ausschreibung ja/nein
- verlorene Ausschreibung ja/nein
- Vergleichsgewicht
- Begründung der Gewichtung
- Kommentar

### 6.15 Marktbegleiter

- Name
- Kurzbeschreibung
- Produkt- und Leistungsportfolio
- relevante Branchen
- bekannte Stärken
- bekannte Schwächen
- typische Formulierungen
- typische Leistungsmerkmale
- bekannte Zertifizierungen
- bekannte Referenzen, soweit öffentlich bekannt
- Quellen / Links
- letzte Aktualisierung
- Aktualisierungsstatus
- interne Notizen
- Vertraulichkeitsstufe

### 6.16 Ausschreibungspassage

- Ausschreibung
- Dokument
- Fundstelle
- Passage / Textauszug
- Kategorie
- zugeordneter Marktbegleiter
- Begründung der Zuordnung
- Verlässlichkeitsscore
- Auswirkung auf Teilnahmeentscheidung
- Auswirkung auf Preisstrategie
- Auswirkung auf Lösungskonzept
- erfasst von
- Erfassungsdatum

### 6.17 Nachbetrachtung

- Ausschreibung
- Ergebnis
- abgegebene Unterlagen
- abgegebene Preise
- Verlustgründe
- Score zur Verlässlichkeit je Verlustgrund
- ausschlaggebende Zuschlagsmerkmale
- Lessons Learned
- Empfehlungen für künftige Ausschreibungen

### 6.18 Feedbackeintrag

- Titel
- Beschreibung
- Seite / Kontext
- betroffene Ausschreibung optional
- Kategorie
- Dringlichkeit
- Priorität
- Status
- erfasst von
- Datum
- Bewertung
- Entscheidung
- Umsetzungshinweis

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## 7. Status-, Freigabe- und Gewichtungsmodell

### 7.1 Ausschreibungsstatus

1. Recherchiert / angelegt
2. In Erstprüfung
3. Teilnahme entschieden
4. Detailanalyse läuft
5. Klärung / Bieterfragen läuft
6. Preisgestaltung läuft
7. Unterlagenfinalisierung läuft
8. Bereit zur Abgabe
9. Abgegeben
10. Zuschlag gewonnen
11. Zuschlag verloren
12. Aufgehoben / zurückgezogen
13. Archiviert

### 7.2 Aufgabenstatus

- offen
- in Bearbeitung
- wartend auf intern
- wartend auf Subunternehmer
- wartend auf Ausschreiber
- erledigt
- verworfen
- überfällig

### 7.3 Dokumentenstatus

- hochgeladen
- zu prüfen
- in Bearbeitung
- geprüft
- freigegeben
- final abgegeben
- ersetzt / veraltet
- archiviert

### 7.4 Freigabemodell

Freigaben sind verpflichtend zu dokumentieren. Es ist in der ersten Ausbaustufe nicht erforderlich, technisch einzuschränken, welche Person eine Freigabe erteilen darf.

Für jede Freigabe wird erfasst:

- Art der Freigabe,
- freigebende Person,
- Datum und Uhrzeit,
- Freigabestatus,
- Kommentar / Begründung,
- Bezug zur Ausschreibung, Phase, Preisversion oder Dokumentenversion.

Wichtige Freigabetypen:

- Teilnahmefreigabe,
- Nichtteilnahmefreigabe,
- Rechts-/Compliance-Freigabe,
- Preisfreigabe,
- finale Abgabefreigabe,
- Freigabe von Standarddokumenten,
- Freigabe von Referenzunterlagen.

### 7.5 Vergleichsgewicht für Messpunkte

Vergleichbare Messpunkte, insbesondere Preispunkte, erhalten ein numerisches Vergleichsgewicht im Intervall von **0,0 bis 2,0**.

Der Defaultwert ist **1,0**.

Das Vergleichsgewicht steuert, wie stark ein Messpunkt in Durchschnittswerte und Marktniveauauswertungen eingeht.

| Gewichtung | Bedeutung |
|---:|---|
| 0,0 | Der Messpunkt wird bei Durchschnittswerten gar nicht berücksichtigt. |
| 0,1 bis 0,4 | Der Messpunkt ist sehr unsicher, kaum vergleichbar oder nur schwach relevant. |
| 0,5 bis 0,9 | Der Messpunkt ist eingeschränkt vergleichbar oder weniger belastbar. |
| 1,0 | Normaler Messpunkt mit Standardgewichtung. |
| 1,1 bis 1,5 | Der Messpunkt ist überdurchschnittlich relevant oder gut vergleichbar. |
| 1,6 bis 2,0 | Der Messpunkt ist besonders aussagekräftig und wirkt rechnerisch wie mehrere Messpunkte. |
| 2,0 | Der Messpunkt wird wie zwei identische Messpunkte mit demselben Wert berücksichtigt. |

Beispiele:

- Eine Gewichtung von **1,2** klassifiziert den Messpunkt als wichtig.
- Eine Gewichtung von **0,2** kennzeichnet ihn als ziemlich belanglos, unsicher oder nur schwach vergleichbar.
- Eine Gewichtung von **0,0** bedeutet, dass der Wert dokumentiert bleibt, aber nicht in Durchschnittswerte einfließt.
- Eine Gewichtung von **2,0** bedeutet, dass der Wert rechnerisch wie zwei identische Messpunkte zählt.

### 7.6 Berechnung gewichteter Durchschnittswerte

Für gewichtete Durchschnittswerte gilt:

```text
gewichteter Durchschnitt = Summe(Wert × Vergleichsgewicht) / Summe(Vergleichsgewicht)
```

Formal:

```text
Durchschnitt = Σ(xᵢ × wᵢ) / Σ(wᵢ)
```

Dabei ist:

- `xᵢ` der jeweilige Messwert, zum Beispiel ein Preis,
- `wᵢ` das Vergleichsgewicht des Messwerts,
- Werte mit `wᵢ = 0` werden nicht berücksichtigt,
- wenn die Summe aller Gewichte `0` ist, darf kein Durchschnitt berechnet werden.

Beispiel:

| Preispunkt | Preis | Vergleichsgewicht |
|---|---:|---:|
| A | 100 € | 1,0 |
| B | 80 € | 0,2 |
| C | 110 € | 1,2 |

Berechnung:

```text
(100 × 1,0 + 80 × 0,2 + 110 × 1,2) / (1,0 + 0,2 + 1,2)
```

```text
(100 + 16 + 132) / 2,4 = 103,33 €
```

Der gewichtete Durchschnitt beträgt **103,33 €**.

Bei Preis- und Marktniveauauswertungen sollen zusätzlich angezeigt werden:

- Anzahl der Messpunkte,
- Summe der Vergleichsgewichte,
- gewichteter Durchschnitt,
- optional ungewichteter Durchschnitt,
- niedrigster Wert,
- höchster Wert,
- betrachteter Zeitraum.

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## 8. Funktionale Anforderungen

| ID | Anforderung | Beschreibung |
|---|---|---|
| FR-1 | Ausschreibung anlegen | Nutzer können eine neue Ausschreibung mit Stammdaten, Fristen, Plattform, Ansprechpartnern und Unterlagen anlegen. |
| FR-2 | Dokumente hochladen und strukturieren | Nutzer können PDF-, Word-, Excel- und weitere Unterlagen hochladen, kategorisieren, versionieren und mit Vorgängen verknüpfen. |
| FR-3 | Phasenbasierten Workflow abbilden | Jede Ausschreibung durchläuft die definierten Phasen 1 bis 8. Der aktuelle Stand muss sichtbar sein. |
| FR-4 | Teilnahmeentscheidung dokumentieren | Teilnahme- und Nichtteilnahmeentscheidungen werden inklusive Begründung, Bewertung und Freigabe dokumentiert. |
| FR-5 | Lose und Anforderungen erfassen | Lose, Abgrenzungen, Zuständigkeiten, Anforderungen, Auflagen und Nachweise können hierarchisch erfasst werden. |
| FR-6 | Offene Punkte verwalten | Aus Anforderungen, Dokumentensichtung und Bieterfragen können Aufgaben und offene Punkte entstehen. |
| FR-7 | Bieterfragen verwalten | Bieterfragen können erstellt, abgestimmt, eingereicht, beantwortet und mit Anforderungen verknüpft werden. |
| FR-8 | Leistungspartner intern berücksichtigen | Leistungspartner, Dienstleistertypen und Subunternehmer können erfasst und mit Losen, Aufgaben, offenen Punkten und Dokumenten verknüpft werden. |
| FR-9 | Preise strukturieren | Preispositionen, Preispunkte, Preisannahmen, Risiken und Freigaben können dokumentiert werden. |
| FR-10 | Abgabe vorbereiten | Das System unterstützt die Zusammenstellung der finalen Unterlagen und zeigt den Vollständigkeitsstatus an. |
| FR-11 | Abgabe dokumentieren | Abgabezeitpunkt, Abgabenachweis und final eingereichte Dokumente werden dokumentiert. |
| FR-12 | Zuschlag oder Verlust erfassen | Das Ergebnis wird inklusive Zuschlagsdatum, Gewinn/Verlust, Verlustgründen und Lessons Learned dokumentiert. |
| FR-13 | Alte Unterlagen nacherfassen | Historische Ausschreibungen, Dokumente, Preise und Ergebnisse können nachträglich erfasst werden. |
| FR-14 | Wiederverwendbare Inhalte pflegen | Standarddokumente, Leistungsblätter und Entscheidungsregeln können zentral gepflegt werden. |
| FR-15 | Fristen überwachen | Das System zeigt kritische Fristen an und warnt vor nahenden Terminen. |
| FR-16 | Subunternehmer erfassen | Subunternehmer und Dienstleister werden mit Ansprechpartnern, Kontaktdaten, Dienstleistertyp, Leistungsbereichen und Notizen erfasst. |
| FR-17 | Dienstleistertypen verwalten | Wiederkehrende Rollen externer Leistungspartner werden strukturiert beschrieben. |
| FR-18 | Subunternehmer zuordnen | Subunternehmer können einer Ausschreibung, einem Los oder einer konkreten Leistung zugeordnet werden. |
| FR-19 | Subunternehmerstatus verfolgen | Für jeden zugeordneten Subunternehmer wird dokumentiert, ob Informationen, Preise, Nachweise oder Zusagen vorliegen. |
| FR-20 | Compliance-Nachweise katalogisieren | Standardnachweise aus Datenschutz, Compliance, QM, Informationssicherheit und Umweltmanagement können katalogisiert werden. |
| FR-21 | Nachweise verknüpfen | Anforderungen oder Auflagen können mit passenden Nachweisen aus dem Katalog verknüpft werden. |
| FR-22 | Gültigkeit verwalten | Für Nachweise können Gültigkeit, Version und Prüfdatum hinterlegt werden. |
| FR-23 | Referenzen verwalten | Referenzen können inklusive Branche, Leistungsbeschreibung, Ansprechpartnern, Whitepaper und Freigabestatus verwaltet werden. |
| FR-24 | Referenzen auswählen | Bei Ausschreibungen können passende Referenzen ausgewählt und mit Anforderungen oder Bewertungskriterien verknüpft werden. |
| FR-25 | Preispunkte vergleichbar erfassen | Jeder vergleichbare Preispunkt erhält ein Vergleichsgewicht im Bereich von 0,0 bis 2,0 mit Defaultwert 1,0. |
| FR-26 | Leistungstypen für Preisvergleich nutzen | Preispositionen werden Leistungstypen zugeordnet, damit historische Preise nach Leistungskategorie ausgewertet werden können. |
| FR-27 | Marktbegleiter erfassen | Marktbegleiter werden mit Profil, Leistungsmerkmalen, typischen Formulierungen, Quellen und Aktualisierungsdatum erfasst. |
| FR-28 | Ausschreibungspassagen erfassen | Nutzer können Passagen aus Ausschreibungsunterlagen manuell erfassen und kategorisieren. |
| FR-29 | Passagen mit Marktbegleitern assoziieren | Ausschreibungspassagen können mit einem oder mehreren Marktbegleitern verbunden werden. |
| FR-30 | Verlässlichkeit bewerten | Für jede Assoziation zwischen Passage und Marktbegleiter wird ein Verlässlichkeitsscore und eine Begründung erfasst. |
| FR-31 | Marktbegleitermuster auswerten | Auswertungen zeigen, welche Marktbegleiter, Formulierungen, Ausschreiber, Branchen oder Leistungstypen häufig gemeinsam auftreten. |
| FR-32 | Feedback auf jeder Seite ermöglichen | Auf jeder Seite ist ein Feedback-Icon verfügbar, über das Nutzer Hinweise und Verbesserungsvorschläge einreichen können. |
| FR-33 | Feedback zentral verwalten | Feedbackeinträge werden in einer zentralen Liste gesammelt, bewertet, priorisiert und mit Status versehen. |
| FR-34 | Vergleichsgewicht erfassen | Das System validiert Vergleichsgewichte zwischen 0,0 und 2,0, setzt den Defaultwert 1,0 und ermöglicht eine Begründung. |
| FR-35 | Gewichtete Durchschnittswerte berechnen | Durchschnittswerte werden als Summe(Wert × Gewicht) / Summe(Gewicht) berechnet. |
| FR-36 | Belastbarkeit von Auswertungen anzeigen | Bei Preis- und Marktniveauauswertungen werden Anzahl der Messpunkte und Summe der Vergleichsgewichte angezeigt. |

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## 9. Nichtfunktionale Anforderungen

| Bereich | Anforderung |
|---|---|
| Bedienbarkeit | Die Anwendung muss für nicht-technische Nutzer verständlich sein und bekannte Muster aus Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement und CRM-Systemen nutzen. |
| Webfähigkeit | Die Anwendung wird über ein Webinterface genutzt und unterstützt gemeinsame Bearbeitung im Team. |
| Nachvollziehbarkeit | Wichtige Änderungen, Entscheidungen, Freigaben und finale Dokumentversionen müssen nachvollziehbar bleiben. |
| Sicherheit | Ausschreibungsunterlagen, Preise und interne Bewertungen sind vertraulich. Rollenbasierte Berechtigungen, sichere Authentifizierung und Zugriffskontrolle sind erforderlich. |
| Auditierbarkeit | Teilnahmeentscheidungen, Preisfreigaben, Rechtsfreigaben, finale Dokumente und Abgabenachweise sollen historisch nachvollziehbar sein. |
| Skalierbarkeit | Das System soll mehrere parallele Ausschreibungen, viele Dokumente und historische Vorgänge verwalten können. |
| Datenqualität | Pflichtfelder, Statusmodelle, Validierungen und strukturierte Eingaben sollen verhindern, dass kritische Informationen fehlen. |
| Datenschutz | Feedback, Screenshots und Kontextinformationen dürfen keine vertraulichen Ausschreibungsdaten automatisch mitsenden, ohne dass Nutzer dies sehen oder bestätigen können. |
| Erweiterbarkeit | Integrationen, automatische Analysen und KI-Unterstützung sollen später ergänzbar sein, ohne das Grundmodell neu aufzubauen. |

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## 10. MVP der ersten Ausbaustufe

Die erste produktive Version fokussiert auf manuelle Strukturierung, Prozesssicherheit, Dokumentation und Wiederverwendbarkeit. Automatisierung wird bewusst später ergänzt.

Der MVP umfasst:

1. Ausschreibungen anlegen und verwalten.
2. Stammdaten, Fristen, Plattform und Ansprechpartner erfassen.
3. PDF-, Word- und Excel-Unterlagen hochladen.
4. Dokumente kategorisieren und versionieren.
5. Phasenstatus 1 bis 8 abbilden.
6. Mitarbeiter und Zuständigkeiten verwalten.
7. Lose, Abgrenzungen und Zuständigkeiten erfassen.
8. Anforderungen, Auflagen und Nachweise manuell erfassen.
9. Aufgaben und offene Punkte verwalten.
10. Teilnahmeentscheidung dokumentieren.
11. Freigabedokumentation ohne rollenbasierte Freigabeeinschränkung.
12. Bieterfragen erfassen und nachverfolgen.
13. Subunternehmer und Dienstleistertypen erfassen.
14. Subunternehmer Ausschreibungen, Losen und Leistungen zuordnen.
15. Standarddokumente und Nachweise katalogisieren.
16. Referenzen als wiederverwendbare Whitepaper verwalten.
17. Preise und Preispunkte strukturiert dokumentieren.
18. Vergleichsgewicht für Preispunkte erfassen und gewichtete Durchschnittswerte berechnen.
19. Abgabe-Checkliste führen.
20. Final abgegebene Unterlagen archivieren.
21. Abgabe mit Nachweis dokumentieren.
22. Ergebnis als gewonnen, verloren, aufgehoben oder offen erfassen.
23. Verlustgründe und Erfolgsmerkmale erfassen.
24. Historische Ausschreibungen nacherfassen.
25. Marktbegleiter manuell erfassen.
26. Ausschreibungspassagen manuell mit Marktbegleitern assoziieren.
27. In-App-Feedback auf jeder Seite ermöglichen.

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## 11. Spätere Ausbaustufen

### 11.1 Automatisierte Dokumentenanalyse

- Extraktion von Fristen aus Unterlagen.
- Erkennung von Muss-Anforderungen.
- Erkennung von Nachweispflichten.
- Vorschläge für Bieterfragen.
- Verknüpfung von Textstellen mit Anforderungen.

### 11.2 Integrationen

- Microsoft 365 / SharePoint / Teams.
- CRM-System.
- ERP oder Kalkulationssystem.
- E-Mail-Integration.
- Kalenderintegration.
- Schnittstellen zu Ausschreibungsplattformen.

### 11.3 Partnerportal

- Eingeschränkter Zugriff für externe Partner.
- Partner können Nachweise, Preise und Rückmeldungen direkt einreichen.
- Statusverfolgung je Partnerbeitrag.

### 11.4 Analyse und Reporting

- Gewinnquote.
- Verlustgründe nach Häufigkeit.
- Durchschnittlicher Angebotsaufwand.
- Preisniveau je Ausschreibungstyp.
- Erfolgsmerkmale.
- Teilnahmeentscheidungen im Rückblick.
- Preispunkte nach Leistungstyp, Branche, Ausschreiber und Zeitraum.
- Subunternehmernutzung nach Leistungstyp.

### 11.5 Automatisierte Marktbegleiterinformationen

- Automatische Aktualisierung aus öffentlichen Webseiten.
- Regelmäßige Prüfung hinterlegter Quellen.
- Erkennung neuer Produktbeschreibungen.
- Vergleich von Marktbegleitertexten mit Ausschreibungspassagen.
- Automatische Vorschläge möglicher Marktbegleiterassoziationen.
- Ähnlichkeitssuche zwischen Ausschreibungstexten und Marktbegleiterprofilen.

### 11.6 KI-gestützte Assistenz

- Zusammenfassung von Ausschreibungsunterlagen.
- Vorschläge für Teilnahmeentscheidungen.
- Identifikation kritischer Auflagen.
- Vorschläge für passende Standarddokumente.
- Entwurf von Antworttexten.
- Vergleich mit früheren Ausschreibungen.

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## 12. Akzeptanzkriterien

Eine erste Version gilt als nutzbar, wenn folgende Szenarien vollständig möglich sind:

1. Eine Ausschreibung kann mit Stammdaten, Fristen, Ansprechpartnern und Unterlagen angelegt werden.
2. Mitarbeiter können Zuständigkeiten übernehmen oder zugewiesen bekommen.
3. Dokumente können hochgeladen, kategorisiert und versioniert werden.
4. Eine Teilnahmeentscheidung kann mit Begründung und Freigabe dokumentiert werden.
5. Lose, Anforderungen, Auflagen und offene Punkte können manuell strukturiert erfasst werden.
6. Aufgaben können erstellt, zugewiesen und nachverfolgt werden.
7. Bieterfragen können aus offenen Punkten erstellt und mit Antworten dokumentiert werden.
8. Preise und Preisannahmen können je Ausschreibung oder Los dokumentiert werden.
9. Ein Preispunkt erhält automatisch das Vergleichsgewicht 1,0, wenn kein anderer Wert angegeben wird.
10. Nutzer können das Vergleichsgewicht eines Preispunkts auf einen Wert zwischen 0,0 und 2,0 setzen.
11. Werte kleiner 0,0 oder größer 2,0 werden vom System abgelehnt.
12. Ein Preispunkt mit Vergleichsgewicht 0,0 wird gespeichert, aber bei Durchschnittswerten nicht berücksichtigt.
13. Ein Preispunkt mit Vergleichsgewicht 2,0 wirkt in Durchschnittswerten wie zwei identische Messpunkte.
14. Gewichtete Durchschnittswerte werden nach der Formel Summe(Wert × Gewicht) / Summe(Gewicht) berechnet.
15. Bei Preisvergleichen zeigt das System neben dem gewichteten Durchschnitt auch die Summe der Vergleichsgewichte an.
16. Eine finale Abgabe-Checkliste kann geführt werden.
17. Die tatsächliche Abgabe kann mit Nachweis dokumentiert werden.
18. Das Ergebnis der Ausschreibung kann als gewonnen, verloren, aufgehoben oder offen erfasst werden.
19. Verlustgründe, Erfolgsmerkmale und Lessons Learned können gespeichert werden.
20. Historische Ausschreibungen können nacherfasst werden.
21. Ein Subunternehmer kann mit Dienstleistertyp, Ansprechpartner und Leistungsbereich angelegt werden.
22. Ein Subunternehmer kann einer Ausschreibung, einem Los oder einer Leistung zugeordnet werden.
23. Für eine Ausschreibung kann dokumentiert werden, ob ein Subunternehmer als solcher angegeben werden muss.
24. Standardnachweise können mit Version, Gültigkeit und Freigabestatus gepflegt werden.
25. Eine Anforderung kann mit einem passenden Compliance- oder QM-Nachweis verbunden werden.
26. Referenzen können mit Branche, Whitepaper und Ansprechpartnern erfasst werden.
27. Referenzen können einer Ausschreibung als Angebotsbestandteil zugeordnet werden.
28. Marktbegleiter können manuell mit Profilinformationen erfasst werden.
29. Ausschreibungspassagen können manuell einem Marktbegleiter zugeordnet werden.
30. Für diese Zuordnung können Verlässlichkeitsscore und Begründung erfasst werden.
31. Auf jeder Seite kann ein Nutzer über ein Icon Feedback einreichen.
32. Feedbackeinträge können zentral gesichtet, bewertet und priorisiert werden.

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## 13. Erfolgskriterien

Das System ist erfolgreich, wenn:

- weniger Ausschreibungsfristen verpasst werden,
- Teilnahmeentscheidungen nachvollziehbarer werden,
- weniger Unterlagen bei der Abgabe fehlen,
- Verantwortlichkeiten klarer sind,
- offene Punkte früher erkannt werden,
- Angebotsteams weniger Zeit mit Suchen und Abstimmen verlieren,
- gewonnene und verlorene Ausschreibungen besser ausgewertet werden,
- Standarddokumente und Leistungsbeschreibungen häufiger wiederverwendet werden,
- Subunternehmerentscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind,
- wiederkehrende Compliance- und QM-Nachweise schneller gefunden werden,
- veraltete Nachweise vor der Abgabe erkannt werden,
- passende Referenzen gezielt nach Branche und Leistung ausgewählt werden können,
- historische Preispunkte bei der Einschätzung realistischer Marktpreise helfen,
- unsichere Preisangaben Durchschnittswerte nicht übermäßig verfälschen,
- besonders relevante Vergleichswerte stärker berücksichtigt werden können,
- Nutzer bei Auswertungen erkennen, wie belastbar ein Durchschnittswert ist,
- Marktbegleiternahe Ausschreibungsformulierungen systematisch erkannt und gesammelt werden,
- Verlustanalysen fundierter werden, weil Preis, Anforderungen, Referenzen, Subunternehmer und Marktbegleiterindizien gemeinsam betrachtet werden können,
- Nutzer direkt im Arbeitsprozess Verbesserungsvorschläge einreichen können,
- die Produktentwicklung aus realen Nutzungshinweisen priorisieren kann.

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## 14. Design- und Bedienprinzipien

### 14.1 Phasenorientiert, aber flexibel

Das System zeigt die acht Phasen klar an, verhindert aber nicht, dass Aufgaben aus späteren Phasen bereits früher begonnen werden. Ausschreibungsbearbeitung ist selten vollständig linear.

### 14.2 Alles Relevante an einer Ausschreibung

Die digitale Ausschreibungsakte ist der zentrale Ort für Dokumente, Fristen, Anforderungen, Preise, Aufgaben, Entscheidungen, Subunternehmer, Nachweise, Referenzen und Ergebnisdokumentation.

### 14.3 Manuelle Strukturierung vor Automatisierung

Die erste Version legt den Schwerpunkt auf robuste manuelle Erfassung und klare Strukturen. Automatische Analyse, KI-Unterstützung, Marktbegleiterrecherche und Integrationen werden später ergänzt.

### 14.4 Entscheidungen begründen

Teilnahme, Nichtteilnahme, Preisfreigabe, Rechtsfreigabe und finale Abgabe werden nicht nur als Status, sondern mit Begründung, Verantwortlichkeit und Zeitpunkt dokumentiert.

### 14.5 Lernen aus Vergangenheit

Historische Unterlagen und Nachbetrachtungen sind ein aktiver Wissensbestand. Sie unterstützen künftige Teilnahmeentscheidungen, Preisbewertungen, Referenzauswahl, Nachweisverwendung und Marktbegleiteranalyse.

### 14.6 Feedback im Arbeitskontext

Nutzer können auf jeder Seite Hinweise und Verbesserungsvorschläge erfassen. Das Produkt wird aus der praktischen Nutzung heraus weiterentwickelt.

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## 15. Glossar

| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| Ausschreibung | Formalisierter Prozess, in dem ein Auftraggeber Leistungen anfragt und Anbieter Angebote abgeben. |
| Vergabe | Prozess der Auswahl und Beauftragung eines Anbieters. |
| Zuschlag | Fachlicher Begriff für die Entscheidung des Auftraggebers zugunsten eines Angebots. |
| Los | Teilbereich einer Ausschreibung, auf den separat angeboten oder der separat vergeben werden kann. |
| Bieterfrage | Frage eines Bieters an den Ausschreiber zur Klärung von Unterlagen, Anforderungen oder Bedingungen. |
| Preispunkt | Strukturiert erfasste Preisangabe für eine konkrete Leistung, Einheit oder Position. |
| Vergleichsgewicht | Numerische Gewichtung von 0,0 bis 2,0, die steuert, wie stark ein Messpunkt in Durchschnittswerte eingeht. |
| Subunternehmer | Dritter Dienstleister, dessen Leistungen im Rahmen eines Angebots mit angeboten oder angegeben werden. |
| Nachweis | Dokument, das formale, fachliche, rechtliche, Compliance- oder Qualitätsanforderungen belegt. |
| Referenz | Dokumentierte frühere Leistung oder Projekt, das zur Eignung oder Bewertung in einer Ausschreibung verwendet werden kann. |
| Marktbegleiter | Wettbewerber oder Anbieter im relevanten Marktumfeld. |
| Marktbegleiterassoziation | Interne Zuordnung einer Ausschreibungspassage zu einem Marktbegleiter als Indiz, mit Begründung und Verlässlichkeitsscore. |