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Use-Case-Katalog — Vergabe Teilnahme

Version: 1.0
Datum: 8. Mai 2026
Grundlage: ProductRequirementsDocument.md, ArchitectureBlueprint.md

Lesehinweise

Jeder Use Case beschreibt eine in der UI leicht ausführbare Aktion aus Nutzersicht. Die Phase gibt an, in welchem Prozessabschnitt der Use Case typischerweise auftritt — er ist aber durch die freie Navigation jederzeit aufrufbar. Der Einstiegspunkt nennt den schnellsten Weg zur relevanten UI-Seite.

Akteursrollen (Kurzbezeichnungen)

Kürzel	Rolle
BM	Bid Manager / Ausschreibungsmanager
FV	Fachverantwortliche / Leistungsexperte
VT	Vertrieb / Account Management
PC	Pricing / Controlling
RC	Recht / Compliance
GF	Geschäftsführung / Freigabeinstanz
PL	Projektleitung Umsetzung
AD	Administrator
Alle	Jede angemeldete Person

Nummerierung

UC-[Bereich]-[Nummer] — Bereiche: OV Überblick · AS Ausschreibung · LA Lose & Anforderungen · AU Aufgaben · BF Bieterfragen · DO Dokumente · PR Preise · AB Abgabe · NB Nachbetrachtung · SU Subunternehmer & Partner · BIB Bibliothek · MB Marktbegleiter · FR Freigaben · FF Flexible Felder · FB Feedback

A — Überblick & Dashboard

UC-OV-01 — Tagesübersicht aufrufen


Akteur	Alle
Einstieg	Startseite / Logo-Klick

Nutzer öffnet die Anwendung oder klickt auf das Logo.
Dashboard zeigt Kacheln: kritische Fristen, Ausschreibungen ohne Entscheidung, überfällige Aufgaben, ablaufende Nachweise, zuletzt aktive Ausschreibungen.
Nutzer klickt eine Kachel an — gelangt direkt zur gefilterten Liste oder zur betreffenden Ausschreibung.

Ergebnis: Nutzer hat einen sofortigen Überblick über dringende Handlungsfelder und navigiert gezielt weiter.

UC-OV-02 — Kritische Abgabefristen überwachen


Akteur	BM, GF
Einstieg	Dashboard → Kachel „Kritische Fristen"

Dashboard zeigt alle Ausschreibungen mit abgabe_bis ≤ 14 Tage, sortiert aufsteigend nach Fristdatum.
Jede Zeile zeigt Restlaufzeit in Tagen, Ausschreibungstitel, Verantwortlichen und aktuellen Status.
BM klickt auf eine Ausschreibung und gelangt direkt zur Abgabe-Seite (Phase 7).

Ergebnis: Keine Abgabefrist geht im Tagesgeschäft unter.

UC-OV-03 — Ausschreibungsübergreifende Aufgabenliste sehen


Akteur	BM, FV
Einstieg	Dashboard → Kachel „Überfällige Aufgaben" oder Sidebar → Aufgaben (global)

Nutzer öffnet die globale Aufgabenliste.
Liste zeigt alle eigenen Aufgaben aus allen Ausschreibungen, filterbar nach Status, Typ und Fälligkeitsdatum.
Nutzer setzt Filter „Nur meine Aufgaben" und „Status: offen + überfällig".
Klick auf eine Aufgabe öffnet die zugehörige Ausschreibungsseite an der richtigen Stelle.

Ergebnis: Nutzer erkennt seinen vollständigen Arbeitsvorrat ohne in einzelne Ausschreibungen navigieren zu müssen.

B — Ausschreibungsverwaltung

UC-AS-01 — Neue Ausschreibung anlegen


Akteur	BM
Phase	1
Einstieg	Dashboard → „+ Neue Ausschreibung" oder Sidebar → Ausschreibungen → „+ Neu"

BM klickt „+ Neue Ausschreibung".
Formular öffnet sich mit Pflichtfeld Titel und optionalen Stammdatenfeldern (Ausschreiber, Plattform, Fristen, Ansprechpartner).
BM trägt mindestens Titel und Ausschreiber ein, setzt Abgabefrist.
BM weist sich selbst oder eine andere Person als Hauptverantwortlichen zu.
Speichern → Ausschreibung erhält Status „Recherchiert / angelegt".
System öffnet direkt die Detailseite der neuen Ausschreibung.

Ergebnis: Ausschreibung ist erfasst und bereit für Dokument-Upload und Bewertung.

UC-AS-02 — Ausschreibung suchen und filtern


Akteur	Alle
Einstieg	Globale Suchleiste (Topbar) oder Sidebar → Ausschreibungen

Nutzer tippt Suchbegriff in die globale Suchleiste — Ergebnisse erscheinen sofort (HTMX, kein Reload).
Alternativ: Nutzer öffnet die Ausschreibungsliste und setzt Filter (Status, Verantwortlicher, Abgabezeitraum, Archiviert ja/nein).
Klick auf einen Treffer öffnet die Ausschreibungsdetailseite.

Ergebnis: Nutzer findet jede Ausschreibung in unter drei Schritten — unabhängig davon, in welcher Phase sie sich befindet.

UC-AS-03 — Ausschreibungsstatus manuell aktualisieren


Akteur	BM
Einstieg	Ausschreibung → Stammdaten-Seite → Statusfeld

BM öffnet die Ausschreibungsdetailseite.
Im Statusfeld klickt BM auf den aktuellen Status — ein Dropdown erscheint mit allen 13 Statuswerten.
BM wählt den neuen Status; ein optionales Kommentarfeld erscheint.
Speichern → Status wird gesetzt, Phasen-Navigator in der Sidebar aktualisiert sich.

Ergebnis: Status spiegelt den tatsächlichen Bearbeitungsstand wider; alle Beteiligten sehen den aktuellen Stand.

UC-AS-04 — Teilnahmeentscheidung dokumentieren


Akteur	BM, VT, GF
Phase	2
Einstieg	Ausschreibung → Phase 2 (Teilnahmeentscheidung)

BM öffnet die Seite „Teilnahmeentscheidung" der Ausschreibung.
Entscheidungskriterien-Liste (aus Entscheidungsregeln-Katalog) wird vorausgefüllt angezeigt; BM bewertet jedes Kriterium.
BM wählt Entscheidung: Teilnahme / Nichtteilnahme / Weitere Prüfung.
BM trägt Begründung ein, erfasst Risiken und Ausschlussgründe im Freitextfeld.
Freigabe wird dokumentiert (→ UC-FR-01).

Ergebnis: Entscheidung ist mit Begründung und Freigabe revisionssicher gespeichert.

UC-AS-05 — Entscheidungsregel für eine Ausschreibung anwenden


Akteur	BM, VT
Phase	2
Einstieg	Ausschreibung → Phase 2 → „Regeln anwenden"

BM klickt „Regeln anwenden" auf der Entscheidungsseite.
System zeigt alle aktiven Entscheidungsregeln mit ihrer Empfehlung (teilnehmen / nicht teilnehmen / prüfen) basierend auf den bisher eingetragenen Daten.
Regeln, bei denen kritische Daten fehlen (z. B. fehlende Referenz für Referenz-Pflichtanforderung), werden als Warnung markiert.
BM nutzt das Ergebnis als Eingabe für seine Entscheidung — keine automatische Übernahme.

Ergebnis: Teilnahmeentscheidung ist durch strukturierte Regelanwendung nachvollziehbar begründet.

UC-AS-06 — Historische Ausschreibung nacherfassen


Akteur	BM, AD
Einstieg	Sidebar → Ausschreibungen → „+ Neu" → Modus „Historisch erfassen"

BM legt eine neue Ausschreibung an und aktiviert die Option „Historische Erfassung".
Alle Felder inklusive Ergebnis, Verlustgründe und Preispunkte sind sofort befüllbar — ohne Phasenreihenfolge.
BM trägt Stammdaten, Dokumente, Ergebnis und Lessons Learned ein.
Speichern → Ausschreibung erhält Status entsprechend des eingetragenen Ergebnisses.

Ergebnis: Historische Daten stehen für Preisvergleiche, Marktbegleiteranalyse und Lessons Learned zur Verfügung.

UC-AS-07 — Ausschreibung archivieren


Akteur	BM
Einstieg	Ausschreibung → Stammdaten → „Archivieren"

BM öffnet die Ausschreibungsdetailseite.
BM klickt „Archivieren" im Aktionsmenü.
Bestätigungsdialog erscheint.
Nach Bestätigung: Status wird auf „Archiviert" gesetzt; Ausschreibung verschwindet aus der Standardliste.
In der Ausschreibungsliste ist ein Filter „Archiviert anzeigen" verfügbar, um auf die Ausschreibung zurückzugreifen.

Ergebnis: Abgeschlossene Ausschreibungen belasten die aktive Liste nicht, bleiben aber vollständig abrufbar.

C — Lose & Anforderungen

UC-LA-01 — Los anlegen und abgrenzen


Akteur	BM, FV
Phase	3
Einstieg	Ausschreibung → Phase 3 → „Lose" → „+ Los"

BM klickt „+ Los" in der Lose-Übersicht.
Formular öffnet sich: Losnummer, Lostitel, Beschreibung, Abgrenzung, Zuständiger.
BM trägt Losnummer und Titel ein, definiert Abgrenzung (Freitext).
BM weist das Los einem Fachverantwortlichen zu.
Speichern → Los erscheint in der Lose-Liste; Phasen-Navigator zeigt das Los als Strukturelement.

Ergebnis: Losstruktur ist erfasst und kann für Anforderungen, Aufgaben und Preise als Bezug genutzt werden.

UC-LA-02 — Anforderung erfassen und klassifizieren


Akteur	FV, RC
Phase	3
Einstieg	Ausschreibung → Phase 3 → „Anforderungen" → „+ Anforderung"

FV klickt „+ Anforderung".
Formular: Titel, Beschreibung, Bezugsdokument / Fundstelle, Los (optional), Kategorie, Verbindlichkeit (Muss/Soll/Kann).
FV markiert ggf.: Ausschlusskriterium, Bewertungskriterium, Nachweis erforderlich.
FV weist der Anforderung eine verantwortliche Person zu.
Speichern → Anforderung erscheint in der nach Los gruppierten Liste mit Erfüllungsstatus „Offen".

Ergebnis: Anforderung ist klassifiziert und kann gezielt bearbeitet, verknüpft und verfolgt werden.

UC-LA-03 — Erfüllungsstatus einer Anforderung aktualisieren


Akteur	FV, RC
Einstieg	Ausschreibung → Anforderungen → Anforderung anklicken

FV öffnet die Anforderungsdetailseite oder klickt den Status-Badge direkt in der Listentabelle.
Dropdown erscheint: Offen / In Prüfung / Erfüllbar / Erfüllbar mit Subunternehmer / Nicht erfüllbar / Klärung erforderlich.
FV wählt den neuen Status — optional mit Kommentar.
Speichern → Status aktualisiert sich inline (kein Seitenreload).

Ergebnis: Der Bearbeitungsstand einer Anforderung ist für alle sichtbar; nicht erfüllbare Anforderungen sind sofort erkennbar.

UC-LA-04 — Anforderung mit Nachweis aus der Bibliothek verknüpfen


Akteur	RC, FV
Phase	3, 6
Einstieg	Anforderungsdetail → Abschnitt „Nachweise"

RC öffnet eine Anforderung, die als Nachweis erforderlich markiert ist.
Im Abschnitt „Nachweise" klickt RC auf „Nachweis zuordnen".
Eine Suche öffnet sich, gefiltert auf den Nachweis-Katalog (Bibliothek).
RC wählt den passenden Nachweis; Ablaufdatum und Freigabestatus werden direkt angezeigt.
Speichern → Nachweis ist mit der Anforderung verknüpft; abgelaufene Nachweise werden mit Warnung markiert.

Ergebnis: Jede Nachweispflicht ist sofort mit dem konkreten, versionierten Nachweis-Dokument verbunden.

UC-LA-05 — Ausschlusskriterium erkennen und eskalieren


Akteur	FV, BM
Phase	3
Einstieg	Ausschreibung → Anforderungen

FV erfasst eine Anforderung und markiert sie als Ausschlusskriterium (Checkbox).
FV setzt Erfüllungsstatus auf „Nicht erfüllbar".
System hebt die Anforderung in der Liste rot hervor und zeigt eine Warnung auf der Teilnahmeentscheidungs-Seite (Phase 2).
BM sieht die Warnung bei der nächsten Sichtung der Phase-2-Seite und trifft eine informierte Entscheidung.

Ergebnis: Kritische Ausschlussgründe werden sofort sichtbar gemacht, ohne dass BM alle Anforderungen einzeln prüfen muss.

D — Aufgaben

UC-AU-01 — Aufgabe manuell erstellen und zuweisen


Akteur	BM, FV
Phase	3, 4
Einstieg	Ausschreibung → Aufgaben → „+ Aufgabe"

BM klickt „+ Aufgabe".
Formular: Titel, Beschreibung, Typ (fachlich / rechtlich / kaufmännisch / technisch / Subunternehmer / Dokument / Preis), Priorität, Frist.
BM weist die Aufgabe einer Person zu.
Optional: BM verknüpft die Aufgabe mit einem Los, einer Anforderung oder einer Bieterfrage.
Speichern → Aufgabe erscheint in der Liste mit Status „Offen"; verantwortliche Person sieht sie in ihrer globalen Aufgabenliste.

Ergebnis: Aufgabe ist delegiert und nachverfolgbar.

UC-AU-02 — Aufgabe aus Anforderung ableiten


Akteur	FV, BM
Phase	3
Einstieg	Anforderungsdetail → „Aufgabe erstellen"

FV öffnet eine Anforderung mit Status „Klärung erforderlich" oder „In Prüfung".
FV klickt „Aufgabe erstellen" — Formular wird vorausgefüllt mit Anforderungstitel als Aufgabentitel und der Verknüpfung zur Anforderung.
FV ergänzt Priorität, Frist und Verantwortlichen.
Speichern → Aufgabe ist mit der Anforderung verknüpft; in der Anforderungsdetailseite erscheint die Aufgabe im Abschnitt „Verbundene Aufgaben".

Ergebnis: Anforderung und zugehörige Aufgabe sind rückverfolgbar verknüpft; kein Informationsverlust beim Kontextwechsel.

UC-AU-03 — Aufgabenstatus und Ergebnis dokumentieren


Akteur	Alle (Aufgabeninhaber)
Einstieg	Aufgabenliste → Aufgabe öffnen

Nutzer öffnet die Aufgabe aus der Ausschreibungs-Aufgabenliste oder der globalen Aufgabenliste.
Nutzer ändert Status auf „In Bearbeitung", „Wartend auf Subunternehmer" o. Ä.
Nach Erledigung: Status auf „Erledigt" setzen, Ergebnis / Lösung im Ergebnisfeld eintragen.
Speichern → Status aktualisiert sich; in der verknüpften Anforderung oder Bieterfrage erscheint die Aufgabe als erledigt.

Ergebnis: Bearbeitungsstand ist dokumentiert; Ergebnis ist dauerhaft abrufbar und nicht nur in E-Mails oder Köpfen.

UC-AU-04 — Überfällige Aufgaben einer Ausschreibung bereinigen


Akteur	BM
Einstieg	Ausschreibung → Aufgaben → Filter „Überfällig"

BM öffnet die Aufgabenliste der Ausschreibung und setzt Filter „Status: Überfällig".
Liste zeigt alle Aufgaben, deren Frist abgelaufen ist und die noch nicht erledigt sind.
BM bewertet jede Aufgabe: Frist verlängern, Verantwortlichen wechseln, Aufgabe verwerfen oder als erledigt markieren.
Jede Statusänderung geschieht inline ohne Seitenreload.

Ergebnis: Rückstau bei überfälligen Aufgaben wird transparent gemacht und abgebaut.

E — Bieterfragen

UC-BF-01 — Bieterfrage aus einer Anforderung erstellen


Akteur	BM, FV
Phase	4
Einstieg	Anforderungsdetail → „Bieterfrage erstellen" oder Ausschreibung → Bieterfragen → „+ Bieterfrage"

FV öffnet eine Anforderung mit Unklarheit (Status „Klärung erforderlich").
FV klickt „Bieterfrage erstellen" — Formular öffnet sich mit vorausgefülltem Bezug zur Anforderung.
FV formuliert die Frage und ergänzt Hintergrund, Priorität und Verantwortlichen.
Speichern → Bieterfrage erhält Status „Entwurf" und erscheint in der Bieterfragen-Liste.

Ergebnis: Bieterfrage ist mit ihrer Herkunft (Anforderung) verknüpft und kann gezielt verfolgt werden.

UC-BF-02 — Bieterfragen abstimmen und als eingereicht markieren


Akteur	BM
Phase	4
Einstieg	Ausschreibung → Bieterfragen

BM öffnet die Bieterfragen-Liste und filtert nach Status „Entwurf".
BM prüft jede Bieterfrage, ändert Status auf „Intern abgestimmt".
Nach tatsächlicher Einreichung beim Ausschreiber: BM ändert Status auf „Eingereicht" und trägt Einreichungsdatum ein.
Bieterfragefrist wird auf der Seite prominent mit Restlaufzeit angezeigt.

Ergebnis: Einreichungsstatus aller Bieterfragen ist nachvollziehbar; Frist wird nicht verpasst.

UC-BF-03 — Antwort des Ausschreibers dokumentieren und einarbeiten


Akteur	BM, FV
Phase	4
Einstieg	Ausschreibung → Bieterfragen → Bieterfrage öffnen

BM öffnet eine Bieterfrage mit Status „Eingereicht".
BM trägt die Antwort des Ausschreibers im Antwortfeld ein, setzt Status auf „Beantwortet".
BM dokumentiert die Auswirkung auf das Angebot (Freitext).
Falls die Antwort eine Anforderung klärt: BM verknüpft die Antwort mit der Anforderung und aktualisiert deren Erfüllungsstatus.
BM setzt Checkbox „Eingearbeitet" und Status auf „Eingearbeitet".

Ergebnis: Jede Bieterantwort ist dauerhaft mit der Frage und der betroffenen Anforderung verknüpft; keine Information geht in E-Mail-Postfächern verloren.

F — Dokumente

UC-DO-01 — Ausschreibungsunterlage hochladen und kategorisieren


Akteur	BM
Phase	1
Einstieg	Ausschreibung → Stammdaten oder Phase 1 → „Dokument hochladen"

BM klickt „Dokument hochladen".
Datei-Upload-Dialog öffnet sich; BM wählt Datei(en) aus dem lokalen System (PDF, Word, Excel, ZIP).
Für jede Datei: Kategorie auswählen (Leistungsverzeichnis, Vertragsunterlagen, Preisblatt, Formblatt, Eignungsnachweis, Technische Anlage, Bieterinformation, Sonstiges).
Optional: Version, Quelle, Verantwortlicher eintragen.
Upload → Datei erscheint sofort in der Dokumentenliste mit Status „Hochgeladen".

Ergebnis: Alle Ausschreibungsunterlagen sind zentral abgelegt, kategorisiert und von allen Beteiligten abrufbar.

UC-DO-02 — Neue Dokumentversion hochladen


Akteur	BM, FV
Einstieg	Ausschreibung → Dokumente → Dokument öffnen → „Neue Version hochladen"

Nutzer öffnet das zu aktualisierende Dokument.
Klickt „Neue Version hochladen" — Upload-Dialog öffnet sich.
Neue Datei wird hochgeladen; Versionsfeld ist vorausgefüllt (z. B. „2.0") und kann angepasst werden.
Speichern → Alte Version erhält Status „Ersetzt / veraltet", neue Version ist die aktive.
Versionsverlauf ist im Dokument-Detail als Liste sichtbar; alte Versionen bleiben abrufbar.

Ergebnis: Versionierung ist nachvollziehbar ohne alte Stände zu verlieren.

UC-DO-03 — Dokument durch Prüfer freigeben


Akteur	RC, FV (Prüfer), GF
Phase	6
Einstieg	Ausschreibung → Dokumente → Dokument öffnen

Prüfer öffnet das zu prüfende Dokument (Status „Zu prüfen").
Prüfer setzt Status auf „Geprüft".
Freigabeinstanz öffnet das Dokument und klickt „Freigabe erteilen" (→ UC-FR-01).
Dokument erhält Status „Freigegeben"; Freigabe mit Person und Zeitstempel ist dauerhaft gespeichert.

Ergebnis: Dokumentenfreigabe ist lückenlos dokumentiert — wer, wann, mit welchem Kommentar.

UC-DO-04 — Finale Abgabeversion kennzeichnen


Akteur	BM
Phase	7
Einstieg	Ausschreibung → Abgabe → Abgabe-Checkliste

BM öffnet ein Dokument, das tatsächlich eingereicht wurde.
BM aktiviert Checkbox „Finale Abgabeversion".
System setzt den Dokumentstatus auf „Final abgegeben" und sperrt das Dokument gegen weitere Uploads in diese Version.
In der Abgabe-Checkliste erscheint das Dokument mit grünem Haken.

Ergebnis: Eingereichte Versionen sind unveränderlich markiert; Nachweis welche Fassung abgegeben wurde ist eindeutig.

UC-DO-05 — Standarddokument aus der Bibliothek zuordnen


Akteur	BM, RC
Phase	6
Einstieg	Ausschreibung → Abgabe → „Standarddokument hinzufügen"

BM klickt „Standarddokument hinzufügen".
Suchfeld öffnet sich, durchsucht den Bibliotheksbestand nach Titel, Kategorie und Standard.
BM wählt das passende Dokument; Ablaufdatum und Freigabestatus werden direkt angezeigt.
BM bestätigt die Zuordnung → Dokument erscheint in der Dokumentenliste der Ausschreibung als Referenz (kein erneuter Upload).

Ergebnis: Standarddokumente werden wiederverwendet statt jedes Mal neu hochgeladen; Bibliothek bleibt autoritative Quelle.

G — Preise

UC-PR-01 — Preispunkt erfassen


Akteur	PC
Phase	5
Einstieg	Ausschreibung → Phase 5 (Preisgestaltung) → „+ Preispunkt"

PC klickt „+ Preispunkt".
Formular: Leistungstyp, konkrete Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis, Währung, Preisstand, einmalig/wiederkehrend.
PC wählt ggf. Losbezug und markiert Subunternehmeranteil.
PC setzt Vergleichsgewicht (Default 1,0 ist vorausgefüllt).
Speichern → Preispunkt erscheint in der Preisliste; gewichteter Durchschnitt für den Leistungstyp wird sofort neu berechnet.

Ergebnis: Preise sind strukturiert erfasst und sofort in Auswertungen sichtbar.

UC-PR-02 — Vergleichsgewicht eines Preispunkts anpassen


Akteur	PC
Einstieg	Ausschreibung → Preise → Preispunkt öffnen

PC öffnet einen Preispunkt.
PC ändert das Vergleichsgewicht von 1,0 auf einen Wert zwischen 0,0 und 2,0.
System validiert: Werte kleiner 0,0 oder größer 2,0 werden sofort mit Fehlerhinweis abgewiesen.
PC trägt eine Begründung der Gewichtung ein.
Speichern → gewichtete Durchschnittswerte für diesen Leistungstyp werden neu berechnet.

Ergebnis: Unsichere oder atypische Preispunkte verfälschen Marktpreisauswertungen nicht; besonders belastbare Werte können stärker gewichtet werden.

UC-PR-03 — Gewichteten Marktdurchschnitt für einen Leistungstyp aufrufen


Akteur	PC, BM, GF
Einstieg	Ausschreibung → Preise → Leistungstyp-Auswertung oder globaler Preisvergleich

Nutzer wählt einen Leistungstyp aus der Dropdown-Liste aller verwendeten Leistungstypen.
System zeigt: gewichteter Durchschnitt, ungewichteter Durchschnitt, Minimum, Maximum, Anzahl Messpunkte, Summe der Vergleichsgewichte, betrachteter Zeitraum.
Nutzer kann nach Ausschreibungstyp (gewonnen / verloren), Zeitraum oder Subunternehmeranteil filtern.

Ergebnis: Preiseinschätzung für neue Angebote basiert auf validierten historischen Werten, nicht auf Bauchgefühl.

UC-PR-04 — Preisfreigabe dokumentieren


Akteur	GF
Phase	5
Einstieg	Ausschreibung → Preise → „Freigabe erteilen"

GF öffnet die Preisübersicht der Ausschreibung.
GF prüft Gesamtpreise, Preispunkte und Annahmen.
GF klickt „Preisfreigabe erteilen" → Freigabe-Dialog öffnet sich.
GF gibt Kommentar ein, bestätigt → Freigabe wird mit Person und Zeitstempel gespeichert (→ UC-FR-01).

Ergebnis: Preisfreigabe ist revisionssicher hinterlegt; ohne Freigabe zeigt die Abgabe-Checkliste eine offene Position.

H — Abgabe

UC-AB-01 — Abgabe-Checkliste führen


Akteur	BM
Phase	6, 7
Einstieg	Ausschreibung → Phase 7 (Abgabe)

BM öffnet die Abgabe-Seite.
Checkliste zeigt alle benötigten Dokumente mit Status (benötigt / in Bearbeitung / zur Prüfung / geprüft / freigegeben / final).
BM fügt fehlende Dokumente direkt über die Checkliste hinzu (Standarddokument oder neuer Upload).
Erforderliche Freigaben (Teilnahme, Preis, Recht, finale Abgabe) werden mit Status angezeigt; fehlende Freigaben sind rot markiert.
Vollständigkeitsstatus wird oben als Fortschrittsanzeige sichtbar.

Ergebnis: BM sieht auf einem Blick, was noch fehlt — kein mentaler Abgleich verschiedener Listen nötig.

UC-AB-02 — Abgabe mit Nachweis dokumentieren


Akteur	BM
Phase	7
Einstieg	Ausschreibung → Abgabe → „Abgabe dokumentieren"

BM klickt „Abgabe dokumentieren".
Formular: Abgabezeitpunkt (Datum + Uhrzeit), Abgabeplattform, Verantwortlicher.
BM lädt Abgabenachweis hoch (Eingangsbestätigung, Screenshot, PDF-Bestätigung, Upload-Bestätigung).
BM setzt Status auf „Abgegeben".
Speichern → Ausschreibungsstatus wechselt auf „Abgegeben"; finale Dokumente werden gesperrt.

Ergebnis: Zeitpunkt, Nachweis und Verantwortlicher der Abgabe sind unwiderruflich dokumentiert.

UC-AB-03 — Abgabeproblem dokumentieren


Akteur	BM
Phase	7
Einstieg	Ausschreibung → Abgabe → Abgabestatus

Bei einem technischen Problem bei der Abgabe setzt BM den Abgabestatus auf „Problem bei Abgabe".
BM beschreibt das Problem im Kommentarfeld.
Status bleibt für alle sichtbar auf „Problem bei Abgabe" bis die Abgabe bestätigt wird.

Ergebnis: Abgabeprobleme sind dokumentiert und nicht stillschweigend übergangen.

I — Nachbetrachtung

UC-NB-01 — Zuschlag dokumentieren und Kickoff anstoßen


Akteur	BM
Phase	8
Einstieg	Ausschreibung → Phase 8 (Nachbetrachtung)

BM öffnet die Nachbetrachtungsseite, setzt Ergebnis auf „Zuschlag gewonnen".
BM trägt Datum der Zuschlagsentscheidung ein.
System erstellt automatisch eine Aufgabe „Kickoff vorbereiten" und zeigt einen Dialog zur Benennung des Projektverantwortlichen.
BM benennt den PL und verknüpft relevante Angebotsunterlagen (Leistungsumfang, Annahmen, offene Punkte) mit der Übergabe-Aufgabe.

Ergebnis: PL bekommt sofort eine Aufgabe mit allen relevanten Informationen; keine E-Mail-Übergabe nötig.

UC-NB-02 — Verlust dokumentieren mit Verlustgründen


Akteur	BM, VT
Phase	8
Einstieg	Ausschreibung → Phase 8

BM setzt Ergebnis auf „Zuschlag verloren", trägt Datum ein.
BM erfasst Verlustgründe (mehrere möglich) aus einer vorgegebenen Kategorienliste plus Freitext.
Für jeden Verlustgrund: Score zur Verlässlichkeit (1–5) eingeben.
BM dokumentiert ausschlaggebende Merkmale: Preisaspekte, fehlende Referenzen, Subunternehmerentscheidungen, Marktbegleiterindizien.
Speichern → Daten fließen in spätere Preisauswertungen und Marktbegleiteranalysen ein.

Ergebnis: Verluste werden nicht nur registriert sondern analysiert; die Erkenntnisse sind für künftige Ausschreibungen strukturiert abrufbar.

UC-NB-03 — Lessons Learned erfassen und Erkenntnisse markieren


Akteur	BM, FV, VT
Phase	8
Einstieg	Ausschreibung → Nachbetrachtung → „Lessons Learned"

Beteiligte tragen Lessons Learned im Freitextfeld ein (mehrere Einträge möglich).
Empfehlungen für künftige Ausschreibungen werden separat erfasst.
Jeder Eintrag kann als „Wiederverwendbar" markiert werden.
Als wiederverwendbar markierte Einträge erscheinen in der globalen Suche und in der Bibliothek.

Ergebnis: Erfahrungswissen ist für alle zugänglich und geht nicht beim Wechsel von Beteiligten verloren.

J — Subunternehmer & Partner

UC-SU-01 — Neuen Subunternehmer anlegen


Akteur	BM, FV
Einstieg	Sidebar → Partner → Subunternehmer → „+ Subunternehmer"

BM klickt „+ Subunternehmer".
Formular: Name, Dienstleistertyp, Leistungsbereiche, Ansprechpartner, E-Mail, Mobilnummer, Präferenz (bevorzugt / zugelassen / gesperrt).
Optional: Adresse, Website, Zertifizierungen, Erfahrungsnotiz.
Speichern → Subunternehmer ist im Katalog und kann Ausschreibungen und Losen zugeordnet werden.

Ergebnis: Subunternehmer-Stammdaten sind zentral gepflegt und müssen nicht bei jeder Ausschreibung neu erfasst werden.

UC-SU-02 — Subunternehmer einer Ausschreibung und einem Los zuordnen


Akteur	BM, FV
Phase	4
Einstieg	Ausschreibung → Los-Detail → „Subunternehmer zuordnen"

BM öffnet das Los, für das ein Subunternehmer benötigt wird.
Im Abschnitt „Subunternehmer" klickt BM auf „Subunternehmer zuordnen".
Suche öffnet sich, gefiltert auf den Subunternehmer-Katalog.
BM wählt den Subunternehmer und definiert die konkrete Leistung, die er beibringt.
BM dokumentiert: ob Zusage vorliegt, ob Nachweis eingegangen ist, ob Preis vorliegt.

Ergebnis: Subunternehmer-Beteiligung ist je Los nachvollziehbar dokumentiert; offene Rückmeldungen sind sichtbar.

UC-SU-03 — Subunternehmer nach Leistungsbereich suchen


Akteur	BM, FV
Einstieg	Sidebar → Partner → Subunternehmer → Suche / Filter

Nutzer öffnet den Subunternehmer-Katalog.
Nutzer filtert nach Dienstleistertyp oder gibt einen Leistungsbereich im Suchfeld ein.
Ergebnisliste zeigt Name, Dienstleistertyp, Präferenz-Status und Erfahrungsnotiz.
Nutzer klickt auf einen Subunternehmer um alle bisherigen Ausschreibungen mit diesem Partner einzusehen.

Ergebnis: Passende Subunternehmer werden schnell gefunden; historische Zusammenarbeit ist sofort einsehbar.

UC-SU-04 — Subunternehmer als gesperrt markieren


Akteur	BM, AD
Einstieg	Partner → Subunternehmer → Subunternehmer öffnen

BM öffnet den Subunternehmer-Datensatz.
BM ändert Präferenzstatus auf „Gesperrt" und trägt eine Begründung in die Erfahrungsnotiz ein.
Speichern → Subunternehmer erscheint in Suchergebnissen mit rotem „Gesperrt"-Badge.
Bei Versuch, diesen Subunternehmer einer Ausschreibung zuzuordnen, erscheint eine Warnung.

Ergebnis: Negative Erfahrungen werden systemweit sichtbar gemacht; keine versehentliche Wiederbeauftragung.

K — Bibliothek

UC-BIB-01 — Compliance-Nachweis anlegen


Akteur	RC, AD
Einstieg	Sidebar → Bibliothek → Nachweise → „+ Nachweis"

RC klickt „+ Nachweis".
Formular: Titel, Kurzbeschreibung, Dokumenttyp, Kategorie, Datei-Upload, Version, Gültig ab, Gültig bis, Freigabestatus, zugehörige Standards (z. B. ISO 27001).
RC wählt: Für öffentliche Ausschreibungen geeignet / Für privatwirtschaftliche Ausschreibungen geeignet.
Speichern → Nachweis ist im Katalog und kann mit Anforderungen verknüpft werden.

Ergebnis: Compliance-Nachweise sind zentral versioniert; kein Dokument wird doppelt hochgeladen.

UC-BIB-02 — Ablaufenden Nachweis aktualisieren


Akteur	RC
Einstieg	Dashboard → „Ablaufende Nachweise" oder Bibliothek → Nachweise → Filter „Bald ablaufend"

RC sieht auf dem Dashboard oder in der Bibliothek Nachweise mit gueltig_bis ≤ 60 Tage.
RC öffnet den ablaufenden Nachweis.
RC lädt neue Datei hoch (→ UC-DO-02 Versionierung), aktualisiert „Gültig bis".
Freigabe des neuen Nachweises wird erteilt (→ UC-FR-01).
Alte Version erhält Status „Ersetzt / veraltet".

Ergebnis: Kein Nachweis läuft unbemerkt ab; Ausschreibungen, die diesen Nachweis verwenden, zeigen automatisch die aktuelle Version.

UC-BIB-03 — Referenz mit Whitepaper anlegen


Akteur	VT, BM
Einstieg	Bibliothek → Referenzen → „+ Referenz"

VT klickt „+ Referenz".
Formular: Referenztitel, Kunde, Branche, öffentlich/privatwirtschaftlich, Leistungsbeschreibung, Projektzeitraum, Ansprechpartner beim Referenzkunden.
VT lädt Whitepaper als Datei hoch und trägt Kurzfassung und Langfassung ein.
VT setzt Freigabestatus zur Verwendung und ggf. Einschränkungen.
Speichern → Referenz ist im Katalog und bei Ausschreibungen abrufbar.

Ergebnis: Referenzen sind zentral gepflegt und mit Nutzungseinschränkungen versehen.

UC-BIB-04 — Referenz einer Ausschreibung zuordnen


Akteur	BM, FV
Phase	6
Einstieg	Ausschreibung → Abgabe → „Referenz hinzufügen" oder Anforderungsdetail → „Referenz verknüpfen"

BM klickt „Referenz hinzufügen".
Suchfeld öffnet sich; Suche nach Branche, Leistungsbeschreibung oder Titel.
BM wählt eine oder mehrere Referenzen; Freigabestatus und Nutzungseinschränkungen werden direkt angezeigt.
BM verknüpft die Referenz optional mit einer spezifischen Anforderung oder einem Bewertungskriterium.

Ergebnis: Passende Referenzen werden gezielt ausgewählt statt händisch in E-Mails gesucht.

UC-BIB-05 — Entscheidungsregel anlegen


Akteur	AD, BM
Einstieg	Bibliothek → Entscheidungsregeln → „+ Regel"

AD klickt „+ Regel".
Formular: Regelname, Beschreibung, Kategorie, Gewichtung, Bewertungslogik (Freitext), Schwellenwert (optional), Empfehlung (teilnehmen / nicht teilnehmen / prüfen), Begründung, Gültigkeit.
AD aktiviert die Regel.
Speichern → Regel wird bei der nächsten Entscheidungsregelauswertung (→ UC-AS-05) angewendet.

Ergebnis: Entscheidungswissen aus Erfahrungen wird systematisiert und auf neue Ausschreibungen übertragen.

L — Marktbegleiter

UC-MB-01 — Marktbegleiter anlegen


Akteur	VT, BM
Einstieg	Sidebar → Marktbegleiter → „+ Marktbegleiter"

VT klickt „+ Marktbegleiter".
Formular: Name, Kurzbeschreibung, Produkt- und Leistungsportfolio, relevante Branchen, bekannte Stärken und Schwächen, typische Formulierungen, bekannte Zertifizierungen.
VT trägt Quellen / Links und Vertraulichkeitsstufe ein.
Speichern → Marktbegleiter ist im Katalog und kann mit Ausschreibungspassagen verknüpft werden.

Ergebnis: Wettbewerbswissen ist strukturiert dokumentiert und nicht auf einzelne Personen verteilt.

UC-MB-02 — Ausschreibungspassage einem Marktbegleiter zuordnen


Akteur	BM, VT
Phase	2, 3
Einstieg	Ausschreibung → Marktbegleiter-Analyse → „+ Passage erfassen"

BM klickt „+ Passage erfassen".
Formular: Textpassage aus Ausschreibungsunterlage (Copy-Paste), Fundstelle (Dokumentseite), Kategorie, zugeordneter Marktbegleiter (Auswahl aus Katalog).
BM begründet die Zuordnung und setzt einen Verlässlichkeitsscore (1–10).
BM dokumentiert Auswirkung auf Teilnahmeentscheidung, Preisstrategie und Lösungskonzept.
Speichern → Passage erscheint im Marktbegleiter-Profil und in der Ausschreibungsübersicht.

Ergebnis: Interne Indizien auf Marktbegleiterbeeinflussung sind strukturiert gesammelt und mit Begründung nachvollziehbar.

UC-MB-03 — Marktbegleiter-Aufkommen auswerten


Akteur	VT, GF
Einstieg	Marktbegleiter → Profil → Ausschreibungspassagen

VT öffnet das Profil eines Marktbegleiters.
Profil zeigt alle verknüpften Ausschreibungspassagen mit Ausschreibungstitel, Datum und Verlässlichkeitsscore.
VT filtert nach Ausschreiber, Branche oder Zeitraum.
VT erkennt Muster: bei welchen Ausschreibern und mit welchen Formulierungen tritt dieser Marktbegleiter regelmäßig auf.

Ergebnis: Strategische Positionierung von Wettbewerbern wird langfristig sichtbar; Teilnahmeentscheidungen sind besser informiert.

M — Freigaben

UC-FR-01 — Freigabe erteilen


Akteur	GF, RC, BM (je nach Freigabetyp)
Einstieg	Kontextseite (Ausschreibung / Preise / Dokument) → „Freigabe erteilen"

Freigabeinstanz öffnet die jeweilige Seite (z. B. Preise, Teilnahmeentscheidung, Dokument).
Klickt „Freigabe erteilen" → Freigabe-Dialog erscheint.
Freigabetyp ist vorausgefüllt (Teilnahme / Preis / Recht / Abgabe / Dokument / Referenz).
Person trägt optionalen Kommentar ein und bestätigt.
Freigabe wird mit Freigabetyp, Person, Datum und Uhrzeit gespeichert.

Ergebnis: Freigabe ist revisionssicher dokumentiert; keine Freigabe kann nachträglich still geändert werden.

UC-FR-02 — Alle Freigaben einer Ausschreibung im Überblick sehen


Akteur	BM, GF
Einstieg	Ausschreibung → Freigaben

BM öffnet den Freigaben-Tab der Ausschreibung.
Liste zeigt alle Freigaben: Typ, Person, Zeitstempel, Status, Kommentar.
Fehlende Freigaben (z. B. Preisfreigabe noch ausstehend) werden oben als offene Punkte angezeigt.

Ergebnis: BM sieht auf einen Blick welche Freigaben vorliegen und welche noch fehlen — ohne jede Seite einzeln zu prüfen.

N — Flexible Felder

UC-FF-01 — Feld eines Entitätstyps global ausblenden


Akteur	AD
Einstieg	Administration → Felder & Stammdaten → Entitätstyp auswählen

AD öffnet /admin/felder/ und wählt den Entitätstyp (z. B. „Subunternehmer").
Tabelle zeigt alle Felder des Typs mit Toggle-Schalter „Anzeigen / Ausblenden".
AD schaltet z. B. das Feld „Mobilnummer" auf „Ausblenden".
Speichern → Das Feld erscheint ab sofort auf keiner Subunternehmer-Detailseite mehr.
Bestehende Daten in ausgeblendeten Feldern bleiben erhalten; Einblenden stellt sie sofort wieder dar.

Ergebnis: Die Oberfläche ist auf das wesentliche Informationsmodell des Teams zugeschnitten, ohne dass Code geändert werden muss.

UC-FF-02 — Feldbezeichnung umbenennen


Akteur	AD
Einstieg	Administration → Felder & Stammdaten → Entitätstyp → Feld anklicken

AD öffnet die Feldkonfiguration für einen Entitätstyp.
AD klickt auf ein Feld und trägt unter „Anzeigebezeichnung" eine eigene Beschriftung ein (z. B. „Ansprechpartner" statt „Kontaktperson").
Speichern → Der neue Label erscheint sofort in allen Formularen und Detailansichten des Entitätstyps.

Ergebnis: Fachsprache des Teams wird in der UI verwendet statt generischer Feldnamen.

UC-FF-03 — Benutzerdefiniertes Attribut an eine Instanz anhängen


Akteur	Alle
Einstieg	Detailseite beliebiger Entität → Abschnitt „Weitere Attribute" → „+ Attribut hinzufügen"

Nutzer scrollt auf einer Detailseite (z. B. Subunternehmer-Detail) zum Abschnitt „Weitere Attribute".
Klickt „+ Attribut hinzufügen" → Inline-Formular erscheint (kein Seitenreload).
Nutzer gibt Bezeichnung und Wert ein, wählt Datentyp (Text / Zahl / Datum / Ja–Nein / Link / E-Mail).
Speichern → Attribut erscheint sofort im Abschnitt „Weitere Attribute"; weitere Attribute können ergänzt werden.
Bestehende Attribute können bearbeitet, umsortiert und gelöscht werden.

Ergebnis: Jede Instanz kann ohne Datenbankschema-Änderung um teamspezifische Informationen erweitert werden.

O — Feedback

UC-FB-01 — Feedback im Arbeitskontext einreichen


Akteur	Alle
Einstieg	Jede Seite → Feedback-Icon (unten rechts, persistent)

Nutzer klickt das Feedback-Icon auf einer beliebigen Seite.
Ein Modal öffnet sich; Seite/Kontext und ggf. aktuelle Ausschreibung sind bereits vorausgefüllt.
Nutzer wählt Kategorie (Fehler / Verbesserungsvorschlag / Hinweis), trägt Titel und Beschreibung ein.
Optional: Dringlichkeit angeben.
Senden → Feedbackeintrag erscheint sofort im Feedback-Backlog (→ UC-FB-02).

Ergebnis: Nutzungshinweise gehen nicht verloren; der Kontext (Seite, Ausschreibung) ist automatisch mitgeliefert.

UC-FB-02 — Feedback-Backlog sichten und priorisieren


Akteur	AD, BM
Einstieg	Sidebar → Feedback-Backlog

AD öffnet den Feedback-Backlog.
Liste zeigt alle Einträge mit Titel, Kategorie, Dringlichkeit, Status, Erfasser, Datum und Seitenkontext.
AD filtert nach Kategorie „Fehler" und Status „Neu".
AD öffnet einen Eintrag, bewertet ihn, setzt Priorität und trägt Entscheidung + Umsetzungshinweis ein.
Status wird auf „In Bearbeitung", „Umgesetzt" oder „Abgelehnt" gesetzt.

Ergebnis: Praxisnahes Nutzerfeedback wird systematisch verarbeitet statt in E-Mails zu verschwinden.

Zusammenfassung

Bereich	Anzahl UCs
Überblick & Dashboard	3
Ausschreibungsverwaltung	7
Lose & Anforderungen	5
Aufgaben	4
Bieterfragen	3
Dokumente	5
Preise	4
Abgabe	3
Nachbetrachtung	3
Subunternehmer & Partner	4
Bibliothek	5
Marktbegleiter	3
Freigaben	2
Flexible Felder	3
Feedback	2
Gesamt	56

39 KiB Raw Blame History Unescape Escape